7 Cara Menjadi Event Organizer Terbaik
Event Organizer Terbaik adalah event organizer yang mampu memberikan hasil yang above expectation.
Nardi Hidayat
PENGERTIAN EVENT ORGANIZER TERBAIK
Secara sederhana Event Organizer (EO) adalah pengelola atau perancang suatu kegiatan (Pengorganisir Event).
Lebih jelasnya EO adalah :
Usaha dalam bidang jasa,yang memperoleh kepercayaan atau ditunjuk oleh client, untuk mengorganisasikan berbagai rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client sebagai empunya acara.
Jendela Nusantara
Sementara menurut Nardi Hidayat (Direktur PT. Jendela Nusantara) event organizer terbaik adalah event organizer yang mampu memberikan hasil yang above expectation.
Artinya selain daripada EO tersebut mampu memberikan sesuai dengan MOU / Perjanjian, ia juga memberikan sesuatu yang lebih, lebih disini bisa bersifat material bisa juga non material.
PROSES PENGERJAAN SEBUAH EVENT
Proses pekerjaan event
Untuk menjadi Event Organizer terbaik, seseorang wajib memahami urutan atau proses yang tepat, karena hanya dengan urutan yang tepat maka acara dapat berjalan dengan maksimal.
Tidak ada urutan yang baku dalam urutan pengerjaan sebuah event, yang kami share disini adalah urutan dalam standar operation procedure yang biasa kami lakukan.
- Pre – Admission (proses terpenting dalam setiap event – artikel selengkapnya disini)
- Pengajuan konsep dalam rancangan tertulis (pre – programing)
- Evaluasi dan Pematangan Konsep
- Membicarakan konsep yang telah jadi bersama tim dan sekaligus membuat kerangka kerja dan vendor (pihak yang terlibat)
- Komunikasi dengan pihak-pihak yang nantinya akan terlibat dalam event tersebut.
- Penyerahan proposal baik ke client, maupun sponsor (apabila ada)
- Melakukan pembicaraan lanjutan untuk proposal, dan serta mengkonfirmasi ulang untuk sponsorship
- Menghubungi vendor, pengisi acara, konfirmasi tempat acara dan seluruh pendukung acara lainnya. Sepertihalnya perijinan, keamanan dll.
- Membuat kontrak dengan pihak terkait
- Mengadakan Gladi Bersih dengan pengisi acara atau pihak terkait
- Pers Conference apabila dibutuhkan
- Woro – woro atau menyebarluaskan info terkait dengan acara – termasuk didalamnya iklan
- Muat barang dan properti acara, untuk kemudian action di Hari H
7 CARA MENJADI EVENT ORGANIZER TERBAIK
The Best Event Organizer Terbaik
Menjadi Event Organizer Terbaik versi kami adalah mampu memberikan lebih dari ekspektasi. Lalu bagaimana cara atau tips untuk dapat menjadi yang terbaik.
1. Knowing and Understanding
Mengetahui dan memahami apa yang dicari oleh Klien atau pemberi kerja adalah suatu hal yang teramat wajib untuk kita jadikan hal utama.
Sangat sulit untuk menjadi event organizer terbaik tanpa benar-benar memahami apa yang diinginkan oleh klien.
Pada beberapa kesempatan, bahkan kami harus mengadakan kunjungan sampai lebih dari 5 (Lima) kali dikarenakan memang sangat banyak pihak yang harus dimengerti.
Tentunya saja ini akan menjadi biaya produksi yang tidak sedikit, tapi kami percaya hal ini penting dalam upaya-upaya untuk memberikan kepuasan dalam wujud event yang terbaik.
2. Kind and Humble
Tidak salah apabila didalam beberapa artikel yang kami baca bahwa attitude adalah modal terkuat bagi kesuksesan.
Banyak orang yang mulai melupakan budaya luhur bangsa kita ini, menjadi baik dan sopan adalah hal sederhana yang apabila diterapkan akan menjadi modal yang kuat bagi kita.
Perlakukan client, vendor dan semua pihak yang terkait dengan baik dan sopan, hal sederhana ini akan sangat mempengaruhi apakah nanti event anda berjalan dengan baik atau tidak.
3. Be Honest
Dapat dipercaya dengan kata lain jujur adalah satu hal yang cukup mudah dilakukan apabila sedang tidak ada permasalahan. Pertanyaannya adalah sanggupkah anda jujur ketika sedang ada masalah??
Sementara pada poin ketiga ini tips kami adalah berusahalah senantiasa untuk jujur, karena dengan jujur (progress, kendala, permasalahan, dll) sebetulnya anda telah dalam tahap untuk mencari solusi.
Cara terbaik mencari solusi adalah dengan jujur akan permasalahan yang ada.
4. Assemble The Team
Carilah tim yang mampu memahami ketiga poin diatas.
- Mampu sabar dalam upaya mengerti dan memahami
- Mampu bersikap baik dan sopan dengan attitude yang baik kepada semua pihak
- Mampu jujur apabila ada masalah yang muncul
Tim yang baik akan membawa Event organizer anda menjadi yang terbaik.
5. List Of Promises
Terkhusus bagi kalian para pemilik usaha Event Organizer, jangan hanya catat seberapa besar keuntunganmu ^^
Pastikan miliki dan catat setiap janji yang pernah terucap dari kita, entah dari marketing atau dari anda sebagai pemilik.
Dengan memiliki list janji maka akan mudah juga untuk memberikan nilai tambah (Above Expectation).
6. Triple Check
Dalam setiap event kami memiliki rumus “Check…Again, Again, and Again”
Artinya usahakan untuk selalu memeriksa ulang lagi dan lagi terhadap setiap hal yang terkait dengan event.
Dengan melakukan ini sebetulnya kita sedang berupaya untuk meminimalisir terjadinya error.
7. Ask for Comment
“Acara berakhir saat ada testimoni, bukan berakhir di penutupan….”
Selalu minta testimoni saat akhir acara, jangan justru langsung menghilang saat acara berakhir.
Mintalah komen baik dan tidak baik dari klien sebagai dasar evaluasi untuk maju.
CLOSING
Semoga artikel ini bermanfaat dan mampu membawa kita Bersama lebih dan lebih maju lagi. Salam sukses untuk kita semua.
Hubungi kami untuk mendapatkan pelayanan terbaik
WA / TELP
08112760555
Email : official@jendelanusantara.co.id
Chat Kami Sekarang!