Virtual Event

Virtual Event menjadi salah satu hal yang dibutuhkan saat ini. Pandemi yang melanda hampir seluruh negara di dunia saat ini mengharuskan seluruh lapisan masyarakat melakukan adaptasi baru. Bukan hanya menyasar ke sektor kesehatan, tetapi juga ke berbagai sektor lain seperti ekonomi, sosial, pariwisata, pendidikan. Kegiatan sehari-hari yang bisa menimbulkan kerumunan atau orang berkumpul mulai di atur sedemikian rupa dengan penerapan protokol kesehatan yang ketat demi memutus pandemi supaya tidak meluas.

Proses adaptasi baru pada kehidupan era New Normal saat ini, juga berdampak pada aneka kegiatan yang sebelumnya harus bertatap muka menjadi kegiatan yang di lakukan secara virtual. Mulai dari Sekolah, rapat kerja, meeting, seminar sampai dengan acara peresmian dari suatu produk atau brand kini wajib dilakukan secara virtual. Hal ini dilakukan untuk tetap mematuhi protokol kesehatan yang berlaku, selain itu adanya event yang digelar secara virtual terbukti dapat menghemat waktu, khususnya bagi beberapa orang yang diharuskan hadir di banyak acara.

Sebagai penyedia jasa pelaksanaan kegiatan seperti M.I.C.E, Training Indoor & Outdoor serta Event Organizer, PT. Jendela Nusantara yang sudah 12 tahun melayani ratusan klien dalam berbagai jenis dan kegiatan. Kami tentunya juga turut melakukan inovasi dalam rangka memberikan pelayanan yang aman dan nyaman untuk klien dalam menghandle berbagai kegiatan.

Dalam pelaksanaan event, kami menerapkan standar protokol kesehatan yang sebelumnya sudah kami susun secara terperinci. Dan tidak hanya itu kami juga bekerja sama dengan vendor yang juga menerapkan standar protokol kesehatan sebagai standar operasionalnya.

Semua itu kami lakukan dengan tujuan memberikan rasa aman dan nyaman kepada klien selama kegiatan berlangsung. Terakhir PT Jendela Nusantara juga melakukan adaptasi cara baru dengan upgrade model event secara virtual sebagai alternatif bentuk penyelenggaraan kegiatan.

KELEBIHAN DARI EVENT VIRTUAL

  1. Mengurangi potensi adanya kerumunan serta berkumpulnya orang di saat kondisi pandemi seperti ini.
  2. Selain itu, memanfaatkan teknologi yang sudah sangat berkembang untuk lebih memudahkan orang bertemu tanpa bertatap muka bisa di jadikan suatu langkah fleksible dan visioner serta memudahkan bagi setiap orang untuk bisa melihat kegiataan tersebut tanpa harus hadir langsung.
  3. Menembus batas, artinya justru bisa disaksikan langsung dari berbagai platform sekaligus (Youtube, Instagram, Tiktok, Zoom, Google Meet, dll)
  4. Dalam beberapa kasus justru event dalam jenis ini dapat lebih hemat dalam pelaksanaan.

Salah satu contoh virtual event yang berlangsung pada bulan Oktober 2020 ini adalah acara peresmian PLTS ( Pembangkit Listrik Tenaga Surya ) di PT Tirta Investama-AQUA Klaten.

Pada virtual event ini, juga dihadiri secara daring, Gubernur Jawa Tengah Bapak Ganjar Pranowo yang secara simbolis meresmikan fasilitas PLTS di pabrik secara virtual dari Semarang.

Demi suksesnya acara ini kami menyusun assestmen dan mitigasi, Mulai dari venue sampai perlengkapannya kami siapkan yang terbaik termasuk penyediaan layanan internet dengan kekuatan sinyal yang kuat dan stabil dimana komponen ini adalah salah satu penunjang utama dalam melaksanakan gelaran ini.

Peresmian PLTS ( Pembangkit Listrik Tenaga Surya ) BY Danone

AKSES LUAS TANPA BATAS

Karena dilakukan secara online, maka virtual event dapat di saksikan di beberapa platform media sosial secara live, seperti YouTube, Instagram, Zoom atau website yang sudah terintegrasi dengan sistem. Dengan kata lain, para tamu undangan yang lain tetap bisa mengikuti seremonial peresmian secara virtual.

Contoh lain, dari pelaksanaan kegiatan peresmian melalui virtual event adalah pada peresmian Waduk Bendungan Tukul di Pacitan, Jawa Timur. Meskipun tetap ada tamu undangan yang datang dilokasi. Kami tetap berkomitmen menerapkan protokol kesehatan pada venue pelaksanaan event

  1. dari mulai pengaturan jumlah undangan
  2. sampai hal detil dan teknis seperti mengatur tata letak kursi dan jaga jarak,
  3. mewajibkan penggunaan masker saat di lokasi.
  4. pengecekan suhu tubuh,
  5. Pengaturan jarak.
  6. Area Cuci Tangan
  7. Area Isolasi

Untuk menekan kerumunan tamu undangan di satu titik, PT Jendela Nusantara menyediakan 2 titik berkumpul bagi tamu undangan.

  1. Area Utama untuk pelaksanaan peresmian
  2. Area Tamu undangan lain yang disediakan Videotron berukuran 4×3 sebagai sarana bagi tamu undangan yang ditempatkan jauh dari titik utama pelaksanaan

    Kesimpulannya, virtual event yang dikombinasikan dengan normal event bisa dijalankan dengan tetap menerapkan protokol kesehatan selama pandemi.

Bebas kerumunan bukan berarti tidak mendapat atensi yang cukup,

yang ada bahkan bisa mendapat lebih banyak perhatian selama dikerjakan dengan proper.

Jendela Nusantara

Untuk memberikan gambaran secara detail, berikut adalah gambaran di balik layar virtual event:

ACARA APA SAJA YANG BISA MENGGUNAKAN VIRTUAL EVENT

  1. Rapat atau Meeting yang mengharuskan banyak orang untuk bertemu.
  2. Peresmian
  3. Malam penganugerahan
  4. Pengundian Hadiah
  5. Training atau Seminar
  6. Dan masih banyak lagi berbagai jenis acara yang justru apabila digelar secara virtual akan mendapatkan atensi yang sesuai.

TOOLS STANDAR VIRTUAL EVENT

Berikut adalah beberapa alat standar yang biasa kami gunakan untuk berbagai acara peresmian, khususnya yang bersifat virtual :

KESIMPULAN

Virtual Event saat ini menjadi hal yang dibutuhkan oleh berbagai korporasi untuk bisa tetap running bisnisnya. Hanya memang dalam pelaksanaannya membutuhkan effort yang tidak sedikit dan bahkan lebih besar apabila dari sisi penyelenggaraan. Semoga post ini menginspirasi setiap kita untuk tetap maju sekalipun situasi sedang sulit.

Sukses Selalu.

Recommended Posts

No comment yet, add your voice below!


Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *