7 CARA MENJADI EVENT ORGANIZER TERBAIK

Event Organizer Terbaik adalah event organizer yang mampu memberikan hasil yang above expectation.

Nardi Hidayat

PENGERTIAN EVENT ORGANIZER TERBAIK

Secara sederhana Event Organizer (EO) adalah pengelola atau perancang suatu kegiatan (Pengorganisir Event).

Lebih jelasnya EO adalah :

Usaha dalam bidang jasa,yang memperoleh kepercayaan atau ditunjuk oleh client, untuk mengorganisasikan berbagai rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client sebagai empunya acara.

Jendela Nusantara

Sementara menurut Nardi Hidayat (Direktur PT. Jendela Nusantara) event organizer terbaik adalah event organizer yang mampu memberikan hasil yang above expectation.

Artinya selain daripada EO tersebut mampu memberikan sesuai dengan MOU / Perjanjian, ia juga memberikan sesuatu yang lebih, lebih disini bisa bersifat material bisa juga non material.

PROSES PENGERJAAN SEBUAH EVENT

Untuk menjadi Event Organizer terbaik, seseorang wajib memahami urutan atau proses yang tepat, karena hanya dengan urutan yang tepat maka acara dapat berjalan dengan maksimal.

Tidak ada urutan yang baku dalam urutan pengerjaan sebuah event, yang kami share disini adalah urutan dalam standar operation procedure yang biasa kami lakukan.

  1. Pre – Admission (proses terpenting dalam setiap event – artikel selengkapnya disini)
  2. Pengajuan konsep dalam rancangan tertulis (pre – programing)
  3. Evaluasi dan Pematangan Konsep
  4. Membicarakan konsep yang telah jadi bersama tim dan sekaligus membuat kerangka kerja dan vendor (pihak yang terlibat)
  5. Komunikasi dengan pihak-pihak yang nantinya akan terlibat dalam event tersebut.
  6. Penyerahan proposal baik ke client, maupun sponsor (apabila ada)
  7. Melakukan pembicaraan lanjutan untuk proposal, dan serta mengkonfirmasi ulang untuk sponsorship
  8. Menghubungi vendor, pengisi acara, konfirmasi tempat acara dan seluruh pendukung acara lainnya. Sepertihalnya perijinan, keamanan dll.
  9. Membuat kontrak dengan pihak terkait
  10. Mengadakan Gladi Bersih dengan pengisi acara atau pihak terkait
  11. Pers Conference apabila dibutuhkan
  12. Woro – woro atau menyebarluaskan info terkait dengan acara – termasuk didalamnya iklan
  13. Muat barang dan properti acara, untuk kemudian action di Hari H

7 CARA MENJADI EVENT ORGANIZER TERBAIK

Menjadi Event Organizer Terbaik versi kami adalah mampu memberikan lebih dari ekspektasi. Lalu bagaimana cara atau tips untuk dapat menjadi yang terbaik.

1. Knowing and Understanding

Mengetahui dan memahami apa yang dicari oleh Klien atau pemberi kerja adalah suatu hal yang teramat wajib untuk kita jadikan hal utama.

Sangat sulit untuk menjadi event organizer terbaik tanpa benar-benar memahami apa yang diinginkan oleh klien.

Pada beberapa kesempatan, bahkan kami harus mengadakan kunjungan sampai lebih dari 5 (Lima) kali dikarenakan memang sangat banyak pihak yang harus dimengerti.

Tentunya saja ini akan menjadi biaya produksi yang tidak sedikit, tapi kami percaya hal ini penting dalam upaya-upaya untuk memberikan kepuasan dalam wujud event yang terbaik.

2. Kind and Humble

Tidak salah apabila didalam beberapa artikel yang kami baca bahwa attitude adalah modal terkuat bagi kesuksesan.

Banyak orang yang mulai melupakan budaya luhur bangsa kita ini, menjadi baik dan sopan adalah hal sederhana yang apabila diterapkan akan menjadi modal yang kuat bagi kita.

Perlakukan client, vendor dan semua pihak yang terkait dengan baik dan sopan, hal sederhana ini akan sangat mempengaruhi apakah nanti event anda berjalan dengan baik atau tidak.

3. Be Honest

Dapat dipercaya dengan kata lain jujur adalah satu hal yang cukup mudah dilakukan apabila sedang tidak ada permasalahan. Pertanyaannya adalah sanggupkah anda jujur ketika sedang ada masalah??

Sementara pada poin ketiga ini tips kami adalah berusahalah senantiasa untuk jujur, karena dengan jujur (progress, kendala, permasalahan, dll) sebetulnya anda telah dalam tahap untuk mencari solusi.

Cara terbaik mencari solusi adalah dengan jujur akan permasalahan yang ada.

4. Assemble The Team

Carilah tim yang mampu memahami ketiga poin diatas.

  • Mampu sabar dalam upaya mengerti dan memahami
  • Mampu bersikap baik dan sopan dengan attitude yang baik kepada semua pihak
  • Mampu jujur apabila ada masalah yang muncul

Tim yang baik akan membawa Event organizer anda menjadi yang terbaik.

5. List Of Promises

Terkhusus bagi kalian para pemilik usaha Event Organizer, jangan hanya catat seberapa besar keuntunganmu ^^

Pastikan miliki dan catat setiap janji yang pernah terucap dari kita, entah dari marketing atau dari anda sebagai pemilik.

Dengan memiliki list janji maka akan mudah juga untuk memberikan nilai tambah (Above Expectation).

6. Triple Check

Dalam setiap event kami memiliki rumus “Check…Again, Again, and Again”

Artinya usahakan untuk selalu memeriksa ulang lagi dan lagi terhadap setiap hal yang terkait dengan event.

Dengan melakukan ini sebetulnya kita sedang berupaya untuk meminimalisir terjadinya error.

7. Ask for Comment

“Acara berakhir saat ada testimoni, bukan berakhir di penutupan….”

Selalu minta testimoni saat akhir acara, jangan justru langsung menghilang saat acara berakhir.

Mintalah komen baik dan tidak baik dari klien sebagai dasar evaluasi untuk maju.

CLOSING

Sukses
Event Organizer Terbaik Langkah Sukses

Semoga artikel ini bermanfaat dan mampu membawa kita Bersama lebih dan lebih maju lagi. Salam sukses untuk kita semua.

Hubungi kami untuk mendapatkan pelayanan terbaik

WA / TELP

08112760555

Email : official@jendelanusantara.co.id

Meeting di Solo itu Seru

meeting di solo
Meeting di Solo Mandiri Corporate Risk

Meeting di Solo kini menjadi referensi baru dalam dunia kerja. Meeting sendiri merupakan kegiatan rutin dalam dunia kerja. Meeting dilakukan untuk menilai pekerjaan, sarana pemecahan masalah, dan meningkatkan visi perusahaan. Bagi sebagian orang di kota metropolitan, meeting hanya menghabiskan waktu karena terjebak macet (jika dilakukan diluar kantor), meeting itu memperburuk mood, meeting itu menunda deadline karena terkadang topiknya melebar, meeting menyia-nyiakan teknologi karena bisa dilakukan dengan video call.

Alasan-alasan tersebut biasanya yang digunakan orang untuk tidak hadir dalam meeting. Maka dari itu, supaya meeting dihadiri oleh pihak-pihak terkait, meeting harus dilakukan dengan suasana yang berbeda. Salah satu caranya adalah dengan melaksanakan meeting di luar kota. Salah satu kota yang bisa dijadikan lokasi meeting yang mendukung adalah kota Solo.

Meeting di Solo
Meeting di Solo

Meetingdi Solo tentunya memberikan warna tersendiri dalam dunia meeting. Meeting di Solo tidak kalah menarik dengan meeting di kota lain, hal ini tentunya karena kota Solo sendiri memiliki syarat untuk menjadi kota layak meeting. Diantara syarat kota layak meeting adalah; aksesbilitas yang mudah diakses melalui jalur udara dan jalur darat, memiliki citra destinasi yang menarik seperti wisata alam, infrastruktur yang layak, tempat meeting dengan skala besar seperti ballroom hotel bintang 4 atau lima, kemudahan akomodasi untuk berpindah-pindah tempat, ramah lingkungan, memiliki fasilitas pameran, dan memiliki sumber daya manusia yang mampu bekerja secara profesional.

Meeting di Solo

Dengan syarat-syarat kota meeting tersebut harapannya seseorang akan lebih tertarik untuk menghadiri meeting di luar kota. Selain ketentuan-ketentuan di atas, Solo memiliki keunikan tersendiri yang membedakan jika meeting di kota lain. Meeting di Solo bisa makin berkesan dan merefresh kembali pikiran karena di kota Solo menyajikan program Solo Amazing Race yang dilaksanakan setelah meeting selesai dan sebelum kembali ke kota asal.

Amazing Race sendiri merupakan sebuah acara reality show asal Amerika yang mempunyai rating tinggi hingga saat ini. Cara bermain Amazing Race sendiri cukup mudah yaitu dengan petualangan sekelompok orang yang dibagi dalam beberapa tim di tempat yang asing dengan berbagai tantangan seru.

Jika mengadopsi dari reality show ini, tentu akan sulit dilakukan bagi wisatawan yang ingin menikmati wisata dengan cara yang berbeda dengan waktu yang lebih singkat. Untuk itu dibuatlah suatu program dengan mengadopsi yang sudah ada dengan nama Solo Amazing Race.

meeting di solo
Mengenakan pakaian tari tradisional yaitu Rama dan Shinta

Solo Amazing Race merupakan kegiatan berkeliling kota menggunakan transportasi umum maupun transportasi tradisional seperti andong, becak, dll.

Tidak hanya berkeliling kota Solo saja, tetapi tim akan diberi tantangan untuk mengunjungi tempat-tempat yang sudah ditentukan. Saat mengunjungi tempat tertentu, tim akan diberi sebuah tantangan yang menarik untuk bisa melanjutkan perjalanan. Misalnya saja lokasi pasar barang antik, tim diminta untuk mencari benda atau obyek yang telah ditentukan kemudian melakukan swafoto.

Kemudian di lokasi Kraton, tim diminta untuk menggunakan kostum tokoh wayang yang telah disiapkan. Ada juga lokasi rumah batik, di sana tim akan diminta membatik mengikuti pola yang sudah disiapkan.

Untuk menambah pengetahuan tentang kota Solo, tantangan untuk menari daerah pun diberikan dan menambah keseruan acara. Tim akan mengunjungi lokasi sanggar tari, kemudian menerima ”challenge card” untuk menari tarian yng sudah ditentukan dan diberi waktu beberapa menit untuk berlatih, barulah tim akan beraksi dihadapan juri.

Tidak hanya bersenang-senang, program Solo Amazing Race bisa juga ditambahkan program CSR, yaitu dengan mengunjungi panti asuhan untuk bersih-bersih ataupun mengunjungi panti Jompo untuk menghibur orang tua di sana.

Meeting di Solo
Solo Amazing Race

Setiap lokasi yang dikunjungi oleh tim memiliki durasi waktu dalam menyelesaikan tantangannya. Ketika tantangan selesai, maka tim akan diberi skor dan petunjuk untuk mengunjungi lokasi selanjutnya. Untuk menambah nilai, tim biasanya diberi petunjuk untuk menyelesaikan tantangan tambahan seperti berfoto dengan lokasi-lokasi yang telah ditentukan saat melewatinya.

Akhir dari Solo Amazing Race adalah mengumpulkan banyak poin dan segera selesai sampai di titik “pit stop” atau pemberhentian terakhir. Saat sampai di titik “pit stop” , tim akan diberi skor kehadiran. Kemudian score board yang digunakan untuk mengumpulkan score di setiap lokasi akan dikumpulkan dan dijumlahkan. Saat semua tim sudah terkumpul, barulah diumumkan siapa pemenang dari Solo Amazing Race.

Sebelum ke solo lihat dulu video ini :

Yang ingin mengadakan meeting di solo yang tentunya seru dan berkesan silahkan hubungi 08112760555