Event Peresmian Terbaik

Peresmian Waduk Bendungan Tukul

Event Peresmian Terbaik itu seperti apa? Emang ada? Baca dulu pelan-pelan

Event Peresmian Terbaik. Sebuah acara dikatakan baik apabila mampu memenuhi harapan dan kebutuhan dari setiap stakeholder. Bagaimana cara memenuhinya, aoa manfaat dan pelaksanaannya akan kalian temukan pada artikel ini.

Peresmian sendiri sebenernya merupakan kegiatan yang menetapkan atau mengesahkan suatu bangunan yang telah selesai dibangun untuk digunakan sebagaimana fungsinya. Bisa dikatakan bahwa kegiatan peresmian merupakan kegiatan puncak dari sebuah pembangunan dan kegiatan terpenting dalam mengawali penggunaan suatu bangunan. Realitanya event peresmian sendiri merupakan acara yang ditunggu-tunggu, bukan hanya pemilik bangunan, tapi penduduk sekitar pembangunan juga antusias dalam peresmian.

Hal ini dikarenakan karena biasanya dalam event peresmian selain berarti tanda dimulainya fungsi, juga terdapat berbagai acara entertain berupa pergelaran kesenian daerah ataupun upacara adat.

RAHASIA DIBALIK EVENT PERESMIAN

Meski terlihat menyenangkan karena ada hiburan, sebetulnya menggelar event peresmian merupakan proses yang cukup memacu adrenalin dalam mempersiapkan acara ini dan bisa dikatakan cukup menyeramkan. Bagaimana tidak? Acara peresmian adalah acara resmi yang tidak bisa diulang dan dalam sekali pelaksanaan harus minim kesalahan atau bahkan tidak ada kesalahan sama sekali. Karna itulah biasanya penyelenggara akan berusaha mempersiapkan peresmian terbaiknya.

Lantas bagaimana cara mempersiapkan sebuah acara agar dapat menghasilkan perhelatan yang terbaik?

Hal yang paling penting dan mendasar dalam setiap acara termasuk peresmian, adalah perlu adanya preparasi dan mitigasi. Prepare merupakan persiapan dari segala bidang yang diperlukan untuk mendukung acara agar hasilnya menjadi peresmian terbaik.

Sedangkan mitigasi dalam hal umum merupakan upaya mengurangi dampak dari bencana. Hal ini berlaku sama dalam proses penyusunan sebuah event, yakni mengurangi atau bahkan mencegah eror ataupun kesalahan maka diperlukan juga yang namanya mitigasi. Bahkan dimasa pandemic Covid-19 seperti ini, mitigasi dalam setiap acara wajib dilakukan guna mencegah persebaran Covid-19. Untuk melihat mitigasi Covid-19 dapat diklik di sini.

PREPARASI DAN MITIGASI

Event Peresmian terbaik, tercipta dari prepare dan mitigasi yang dilakukan secara benar, maksimal, dan sesuai prosedur serta kebutuhan. Tetapi sebelum melakukan prepare dan mitigasi, langkah awal yang perlu dilakukan adalah memilih event organizer yang komunikatif dan mampu melakukan hal tersebut dengan benar.

PT Jendela Nusantara sebagai event partner yang sudah 12 tahun menerima kepercayaan dari ribuan klien dengan menghandle berbagai jenis macam kegiatan termasuk menyelenggarakan berbagai event peresmian menyadari betul hal itu. Dan untuk itu kami tidak berhenti untuk berinovasi dan senantiasa mengembangkan diri.

Sebagai contoh dari kegiatan peresmian terbaik yang belum lama ini selesai dengan luar biasa adalah Peresmian Waduk Bendungan Tukul di Pacitan, Jawa Timur pada tanggal 1 Oktober 2020.

URUTAN PENGELOLAAN EVENT PERESMIAN

Peresmian ini hanya dilaksanakan selama kurang lebih 2 jam dengan kegiatan pentingnya adalah memencet tombol sirine sebagai symbol digunakannya bendungan dan penandatanganan prasasti oleh pejabat yang telah diundang. Meski acara utama ini terlihat sederhana dan simple,tapi dalam mempersiapkannya memerlukan ketelitian.

Sebelum melakukan persiapan peresmian, sebagai event organizer yang terbukti ahli dalam peresmian, Jendela Nusantara melakukan komunikasi terlebih dahulu dengan klien terkait seperti apa jalannya acara agar mampu menganalisis kebutuhan selama peresmian. Setelah mengetahui gambaran acara, Jendela Nusantara kemudian menganalisis kebutuhan dalam peresmian, meliputi:

1) Venue

Venue merupakan bagian terpenting dalam menggelar event peresmian, Tentunya pemilihan venue sangat mempengaruhi kebutuhan selama acara berlangsung. Maka dalam hal ini pengecekan venue secara langsung merupakan kegiatan yang harus dilakukan dengan mendatangi langsung untuk melakukan pengamatan atau sering disebut dengan survey lokasi.

Selama survey lokasi berlangsung, yang perlu dilakukan adalah menghitung ukuran lokasi utama acara serta mencatat kebutuhan yang diperlukan beserta kesesuain dengan lokasi. Misalnya saja dalam venue diperlukan panggung, sound, dekorasi, dan lain-lain.

Dan perlu dianalisis juga bahwa kebutuhan pendukung acara untuk lokasi indoor sedikit berbeda dengan lokasi outdoor. Misalnya saja pada lokasi indoor, tenda tidak diperlukan sedangkan lokasi outdoor, tenda diperlukan. Tenda dalam lokasi outdoor bisa dikatakan sebagai mitigasi apabila terjadi hujan, acara peresmian tetap bisa dilaksanakan. Selain mempersiapkan mitigasi, keamanan dan keselamatan lokasi juga perlu diperhatikan. Misalnya lokasi acara outdoor, sound dan peralatan yang berhubungan listrik haruslah sesuai standar yang berlaku untuk lokasi outdoor.

Semua hal tersebut wajib dituangkan dalam rencana kerja, baik berupa layout maupun analisa hasil assesment.

2) Undangan

Dalam acara peresmian biasanya akan mengundang pejabat tertinggi suatu daerah bahkan bisa sampai mengundang presiden untuk meresmikan suatu bangunan. Maka undangan tentu tidak boleh asal membuat dan harus menyesuaikan aturan yang berlaku. Tamu undangan juga berperan dalam menentukan prepare dan mitigasi.

Misalnya saja jika presiden dapat hadir dalam suatu peresmian, sudah tentu saja suatu peresmian wajib meningkatkan keamanan untuk mencegah hal-hal yang dapat membahayakan presiden misalnya dengan penutupan sementara jalan-jalan yang akan dilewati presiden. Tetapi jika setingkat pemerintah provinsi atau daerah, prepare pengamanan tentu tidak seketat presiden, hanya saja tetap menggunakan petugas pengawalan atau sering disebut patwal.

3) Acara

  1. Menggelar event Peresmian terbaik tentu berawal dari smoothnya sebuah acara. Agar suatu acara berhasil sesuai dengan rencana maka perlu adanya running schedule (rundown). Schedule sendiri terbagi menjadi dua bagian, yaitu schedule inti acara dan schedule preparation.
  2. Schedule prepare merupakan schedule yang berisikan urutan acara lengkap dengan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan, hal ini diperlukan untuk mengetahui penempatan peralatan dan perlengkapan serta untuk memperkirakan waktu kapan seharusnya peralatan dan perlengkapan terpasang.
  3. Sedangkan schedule inti acara sendiri masih terbagi menjadi dua, yaitu acara inti peresmian dan acara pendukung. Acara pendukung sendiri dimulai dari GR atau gladi resik (memastikan MC, sound, dan seluruh peralatan perlengkapan sudah komplit dan berfungsi dengan baik), SOP penerimaan dan penjemputan tamu (karena masa pandemic maka penerimaan tamu ditambahkan dengan protokol kesehatan dan tidak lupa protokol keselamatan selama berada di lokasi), dan kegiatan setelah peresmian dilakukan (misalnya ramah tamah di meja makan yang telah disediakan, meninjau lokasi lain, atau sekedar menikmati hiburan).

4) Simbolis

Simbolis dalam peresmian merupakan perwakilan dari kegunaan suatu bangunan atau perwakilan yang mengawali suatu bangunan digunakan. Simbolis dalam peresmian ada banyak jenis dan pilihannya, misalnya pemotongan pita, pemotongan tumpeng, pemencetan tombol sirine, pemukulan gong, menyalakan kembang api, menerbangkan balon, dan lain-lain.

Pemilihan model simbolis peresmian tentunya disesuaikan dengan jenis acara yang akan diresmikan. Simbolis sebagai perwakilan tentu harus terlihat memukau dan tidak boleh gagal.

Dari beberapa simbolis yang telah disebutkan, tombol sirine merupakan simbolis yang paling beresiko gagal, tetapi ketika berhasil maka akan sangat memukau. Meski tingkat kegagalan tinggi, justru tombol sirine menjadi symbol yang paling diminati. Agar tidak gagal maka event organizer seharusnya mempersiapkan cadangan-cadangan sebagai mitigasi jika sirine gagal berbunyi.

5) Talent / SDM

Talent / SDM memiliki peran utama dalam menjalankan peresmian. Talent dalam peresmian yang paling mencolok adalah MC. MC dalam hal ini dituntut untuk bisa membawakan acara dengan baik serta tidak boleh melakukan kesalahan fatal seperti salah dalam penyebutan nama dan gelar tamu undangan. Untuk itu setiap acara peresmian, MC harus dipilih dari orang yang sudah berpengalaman dan jam terbang yang tinggi.

Selain MC, event organizer juga dituntut memiliki tim yang solid untuk mengontrol SDM vendor agar bekerja sesuai perjanjian. Maka tim event organizer haruslah komunikatif.

6) Dokumentasi


Dalam peresmian, dokumentasi memiliki peranan penting dalam mengabadikan momen 1 kali yang tidak akan pernah bisa diulang kembali. Dokumentasi yang baik harus bisa menggambarkan bahwa peresmian ini menjadi peresmian terbaik. Selain itu dokumentasi dapat membantu menginformasukan bangunan yang sudah bisa digunakan.

7) Merchandise


Tidak lengkap rasanya jika menghadiri sebuah acara tetapi tidak membawa buah tangan. Merchandise sebagai buah tangan untuk tamu undangan bukanlah hanya sekedar buah tangan biasa yang digunakan sesuai fungsinya. Tetapi bagi penyelenggara peresmian, merchandise merupakan kebanggaannya karena selain bisa memamerkan karyanya tetapi juga sebagai ajang promosi dan pengingat bahwa penyelenggara mampu bekerja professional menyelesaikan pembangunan.

Setelah serangkaian acara selesai, bukan berarti tanggung jawab sebuah event organizer selesai. Event organizer setelah menyelesaikan satu acara maka akan berlanjut untuk mengawasi seluruh vendor menyelesaikan pembersihan dan juga memberikan laporan pertanggun jawaban. Laporan ini dapat berupa dokumentasi yang telah selesai di edit, dan mengevaluasi hal-hal apa saja yang belum sempurna untuk dipelajari dan dimaksimalkan selanjutnya.

Peresmian Waduk Bendungan Tukul, organized by PT. Jendela Nusantara

PENUTUP

Tujuh point diatas adalah beberapa point utama yang harus diperhatikan untuk mengoptimasi acara peresmian kita. Namun kalau kami boleh menyarankan, mohon senantiasa berhati-hati dalam mengerjakan event peresmian, karena sejatinya peresmian adalah awal dari kemanfaatan dan segala sesuatu yang sudah dibangun lama, ditentukan baik tidaknya dalam satu hari saja (2 jam bahkan). Untuk itu selalu gunakan partner event terbaik untuk acara peresmian.

Salam Sukses,

Jendela Nusantara

Virtual Event Adalah Solusi

Virtual Event

Virtual Event menjadi salah satu hal yang dibutuhkan saat ini. Pandemi yang melanda hampir seluruh negara di dunia saat ini mengharuskan seluruh lapisan masyarakat melakukan adaptasi baru. Bukan hanya menyasar ke sektor kesehatan, tetapi juga ke berbagai sektor lain seperti ekonomi, sosial, pariwisata, pendidikan. Kegiatan sehari-hari yang bisa menimbulkan kerumunan atau orang berkumpul mulai di atur sedemikian rupa dengan penerapan protokol kesehatan yang ketat demi memutus pandemi supaya tidak meluas.

Proses adaptasi baru pada kehidupan era New Normal saat ini, juga berdampak pada aneka kegiatan yang sebelumnya harus bertatap muka menjadi kegiatan yang di lakukan secara virtual. Mulai dari Sekolah, rapat kerja, meeting, seminar sampai dengan acara peresmian dari suatu produk atau brand kini wajib dilakukan secara virtual. Hal ini dilakukan untuk tetap mematuhi protokol kesehatan yang berlaku, selain itu adanya event yang digelar secara virtual terbukti dapat menghemat waktu, khususnya bagi beberapa orang yang diharuskan hadir di banyak acara.

Sebagai penyedia jasa pelaksanaan kegiatan seperti M.I.C.E, Training Indoor & Outdoor serta Event Organizer, PT. Jendela Nusantara yang sudah 12 tahun melayani ratusan klien dalam berbagai jenis dan kegiatan. Kami tentunya juga turut melakukan inovasi dalam rangka memberikan pelayanan yang aman dan nyaman untuk klien dalam menghandle berbagai kegiatan.

Dalam pelaksanaan event, kami menerapkan standar protokol kesehatan yang sebelumnya sudah kami susun secara terperinci. Dan tidak hanya itu kami juga bekerja sama dengan vendor yang juga menerapkan standar protokol kesehatan sebagai standar operasionalnya.

Semua itu kami lakukan dengan tujuan memberikan rasa aman dan nyaman kepada klien selama kegiatan berlangsung. Terakhir PT Jendela Nusantara juga melakukan adaptasi cara baru dengan upgrade model event secara virtual sebagai alternatif bentuk penyelenggaraan kegiatan.

KELEBIHAN DARI EVENT VIRTUAL

  1. Mengurangi potensi adanya kerumunan serta berkumpulnya orang di saat kondisi pandemi seperti ini.
  2. Selain itu, memanfaatkan teknologi yang sudah sangat berkembang untuk lebih memudahkan orang bertemu tanpa bertatap muka bisa di jadikan suatu langkah fleksible dan visioner serta memudahkan bagi setiap orang untuk bisa melihat kegiataan tersebut tanpa harus hadir langsung.
  3. Menembus batas, artinya justru bisa disaksikan langsung dari berbagai platform sekaligus (Youtube, Instagram, Tiktok, Zoom, Google Meet, dll)
  4. Dalam beberapa kasus justru event dalam jenis ini dapat lebih hemat dalam pelaksanaan.

Salah satu contoh virtual event yang berlangsung pada bulan Oktober 2020 ini adalah acara peresmian PLTS ( Pembangkit Listrik Tenaga Surya ) di PT Tirta Investama-AQUA Klaten.

Pada virtual event ini, juga dihadiri secara daring, Gubernur Jawa Tengah Bapak Ganjar Pranowo yang secara simbolis meresmikan fasilitas PLTS di pabrik secara virtual dari Semarang.

Demi suksesnya acara ini kami menyusun assestmen dan mitigasi, Mulai dari venue sampai perlengkapannya kami siapkan yang terbaik termasuk penyediaan layanan internet dengan kekuatan sinyal yang kuat dan stabil dimana komponen ini adalah salah satu penunjang utama dalam melaksanakan gelaran ini.

Peresmian PLTS ( Pembangkit Listrik Tenaga Surya ) BY Danone

AKSES LUAS TANPA BATAS

Karena dilakukan secara online, maka virtual event dapat di saksikan di beberapa platform media sosial secara live, seperti YouTube, Instagram, Zoom atau website yang sudah terintegrasi dengan sistem. Dengan kata lain, para tamu undangan yang lain tetap bisa mengikuti seremonial peresmian secara virtual.

Contoh lain, dari pelaksanaan kegiatan peresmian melalui virtual event adalah pada peresmian Waduk Bendungan Tukul di Pacitan, Jawa Timur. Meskipun tetap ada tamu undangan yang datang dilokasi. Kami tetap berkomitmen menerapkan protokol kesehatan pada venue pelaksanaan event

  1. dari mulai pengaturan jumlah undangan
  2. sampai hal detil dan teknis seperti mengatur tata letak kursi dan jaga jarak,
  3. mewajibkan penggunaan masker saat di lokasi.
  4. pengecekan suhu tubuh,
  5. Pengaturan jarak.
  6. Area Cuci Tangan
  7. Area Isolasi

Untuk menekan kerumunan tamu undangan di satu titik, PT Jendela Nusantara menyediakan 2 titik berkumpul bagi tamu undangan.

  1. Area Utama untuk pelaksanaan peresmian
  2. Area Tamu undangan lain yang disediakan Videotron berukuran 4×3 sebagai sarana bagi tamu undangan yang ditempatkan jauh dari titik utama pelaksanaan

    Kesimpulannya, virtual event yang dikombinasikan dengan normal event bisa dijalankan dengan tetap menerapkan protokol kesehatan selama pandemi.

Bebas kerumunan bukan berarti tidak mendapat atensi yang cukup,

yang ada bahkan bisa mendapat lebih banyak perhatian selama dikerjakan dengan proper.

Jendela Nusantara

Untuk memberikan gambaran secara detail, berikut adalah gambaran di balik layar virtual event:

ACARA APA SAJA YANG BISA MENGGUNAKAN VIRTUAL EVENT

  1. Rapat atau Meeting yang mengharuskan banyak orang untuk bertemu.
  2. Peresmian
  3. Malam penganugerahan
  4. Pengundian Hadiah
  5. Training atau Seminar
  6. Dan masih banyak lagi berbagai jenis acara yang justru apabila digelar secara virtual akan mendapatkan atensi yang sesuai.

TOOLS STANDAR VIRTUAL EVENT

Berikut adalah beberapa alat standar yang biasa kami gunakan untuk berbagai acara peresmian, khususnya yang bersifat virtual :

KESIMPULAN

Virtual Event saat ini menjadi hal yang dibutuhkan oleh berbagai korporasi untuk bisa tetap running bisnisnya. Hanya memang dalam pelaksanaannya membutuhkan effort yang tidak sedikit dan bahkan lebih besar apabila dari sisi penyelenggaraan. Semoga post ini menginspirasi setiap kita untuk tetap maju sekalipun situasi sedang sulit.

Sukses Selalu.